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做好“会议记录” 职场新人成长快
2022-10-01

刚开始做行销的时候,不论大小会议,我总是最菜的那个人,想都不用想,肯定是我要写会议记录。一开始,被指派写会议记录让我觉得好倒楣,上台的人大家看得到,得到满满的掌声,根本不会有人去注意到是谁记录的。记录的人不但要准时,更要精确地把会议过程如实写下来,还要把结论总结好。我常常辛苦的写完寄出去后,无人赞许不说,有时甚至得面对被挑剔没写好、没写完整。

一开始,我因为对公司不熟,连要寄给哪些相关人士都不知道,对公司内部的用词遣字也不了解,加上公司的节奏非常快,业务大哥常常念我说:“Betty Huang,你是在孵蛋吗?写个会议记录要搞多久啦!”常常工作进度已经到下个阶段了,我的会议记录却还在磨蹭着,无法立即和大家分享。

后来,我发现就算我知道该寄给哪些人?要用哪些词语?我也会因为担心又被念不够及时,而抢着发出。但常常寄出后大家好像失忆一样,又重新在争执点上讨论,这时记录反而像挑起了战争,让大家鬼打墙似的你来我往写信争论。

这时,业务大哥又说话了:“Betty Huang,你记录个屁呀,开会和没开一样,不要浪费大家时间啦!” 这是因为记录写的逻辑不清楚,没有把大家当时合议的结论记录完全,反而更容易引起争论。

之后,我学会要一面开会一面把主要的协议先记在记录中,并且在会议上和大家确认,如果有异议可以立刻反应和协调。这样开完会,记录已经完成了一半以上。最重要的是,大家已经同意的结论被完整地记录下来,也是与会人士当场同意的。开完会后,再把已经写下的分段,按照专案需求依时间或重要性等框架排序,把结论清楚强调、下一步标明,会议结束当天就能及时顺利寄出。

这下子,业务大哥这样说了:“Betty Huang呢?等她来再开会啦,不然等一下我们先讨论的也是白讨论呀!” 就这样,我从讨厌写会议记录,到享受因为这件事而主导会议的乐趣。

其实,会议记录就是策略性思考的基本工,一个会议往往一开就是一到两个小时,有时候大老板来视察时,即使一整天都被关在会议室里,总结的时间不会超过十分钟。做记录的人,不但整场会议要能贯通理解内容,听得懂与会人士的讨论,更要冰雪聪明了解老板们的意见,最后提纲挈领地还原讨论的精髓,并且重点总结下一步该怎么做。

策略性思维不就是这样吗?化繁为简,从一堆讨论中抓重点,在众多的可能性中做出选择,进而推演出下一步,在有限资源、资讯和时间中,做系统性的整理和总结。从聆听、了解、内化到写下记录,甚至让没参与会议的人能身历其境,进而跟进。

你必须对生意有基本了解、对数字有基础概念、对与会人士熟稔、对总结后的结论知所轻重,这可是要打通任督二脉才可能做好的工作。

在重要会议上,老板绝对会找一个靠谱的人来做记录,不然就算期间讨论得精采万分,一旦没抓到精髓的记录寄出去后,换来的可能是一顿骂或是过目即忘,不就浪费了大家的时间和热情参与了。有这样的了解与认知,相信任何人担任会议记录时都能更坦然些。台上的人练剑耍刀,台下的人默默练内功!

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